Una de las primeras preguntas que tal vez se vienen a la mente es ¿qué tendrá que ver la foto con un caballo? ¿Es una Entrada de prueba? ¿Se equivocaron? ¿Están tratando de llamar la atención con una foto que no tiene nada que ver con el título?
No fue una equivocación. Y no es una Entrada de prueba tampoco.
Con Colifato (el caballo, se llamaba Califorato pero yo le decía Colifato) teníamos muy buena comunicación. La foto es en Entre Ríos, hace unos años.
¿Que tiene que ver la comunicación con el título del artículo entonces?
Cuando comunicamos usamos decenas de canales. Uno de los canales, hoy en día (2018) es el e-mail.
¿Por cuanto tiempo más? Honestamente pensé que el uso del e-mail se iba a ir terminando cada vez más rapido, pero aun continúa, con lo cual estamos escribiendo estas líneas.
En otro artículo escribiremos sobre la extinción del e-mail y los reemplazos.
Pero volviendo al título del presente, ahi vamos con el contenido que queremos recomendar para hacer un mejor uso y organización de los correos electrónicos,
- Defina criterios y arme Carpetas con el fin de poder agrupar los correos. Pueden ser Clientes, Proveedores, Amigos, Grupos, o Contactos con los que se comparte una temática en particular, o el criterio que ud considere conveniente.
- Si tiene la opción, arme Reglas, con el fin de que los correos se agrupen en las carpetas definidas en el punto anterior (y así evitar mover los mensajes). Las Reglas son criterios que agrupan a los correos electrónicos entrantes.
- Tenga presente el uso de una Respuesta Automática, principalmente en caso de Ausencias prolongadas.
- En esta Respuesta Automática lo ideal sería enunciar con quién se deben comunicar (Nombre y Apellido, e-mail o teléfono) por los distintos temas que podemos llegar a ser contactados.
- Agregue una Firma al e-mail, tanto por una cuestión de imagen corporativa, como también con el fin de ofrecer otra forma de contacto (nombre del sitio web de la organización, teléfono fijo de la oficina, teléfono celular, skype id).
- Si duda en la redacción, utilice el Corrector ortográfico.
- Si utiliza algun servicio de correo electrónico descargable a su computadora, como por ejemplo MS Office Outlook tendrá la opción de “Ortografía y Gramática”; en otros servicios de correo electrónico probablemente se presente como “Revisión Ortográfica”.
- Determine, luego de leer un correo y antes de responder, si va a Responder a todos o solo al remitente, y actúe en consecuencia. Muchas veces se escucha “ah, no te copié?”.
- Fundamental: Incluya un Asunto. Sirve tanto para poder identificarle al receptor de qué tema hablaremos o porqué lo estamos contactando, como para el agrupamiento de mensajes que comentábamos al principio. Cuando recibimos un correo con el asunto en blanco (No subject o Sin Asunto) no sabemos si es una mala noticia, una buena, una cancelación o una felicitación.