¿Qué hacer para estar preparado en los períodos donde sabemos que va a faltar personal en nuestra Organización?
Existen grandes empresas que tienen sectores de Recursos Humanos, desde dos hasta decenas de personas, y también existen pequeñas organizaciones que solamente cuentan con una persona dedicada a todas las labores relacionadas a Administración de Personal.
En general, en este ultimo caso en las PyMEs esta persona (si tiene un poco de suerte) está apoyada por un profesional externo (Contador/Abogado/Consultora/Asesor en RRHH). Con lo cual, al no tener la estructura suficiente (y el tiempo) para armar cuadros de reemplazo o en algunos casos, planificación de ausencias, lo que se intenta es llevar el día a día lo mejor posible haciendo “malabares” con los recursos que tiene disponibles.
Hay reemplazos de ausencias que pueden ser planificadas y otras que es complicado preverlas (por ej.enfermedad de una persona, fallecimiento, accidente, huelga/paro por conflictos gremiales).
En relación a las ausencias que sabemos que van a suceder (vacaciones o maternidad por ejemplo), podemos actuar con anticipación.
Para estas, unos pocos consejos son:
Planificar: en primer lugar, identificar (y que todos conozcan) cuándo va a estar ausente cada integrante de un equipo de trabajo.
Intentar que no nos queden tareas inconclusas en un proyecto, o si esto llegara a suceder, que éstas no sean fundamentales en el desarrollo o la ejecución del mismo.
Además podremos identificar qué tareas se pueden seguir llevando a cabo y cuales no, por la ausencia de uno o varios colaboradores.
Priorizar : qué actividades/ labores son importantes, cuales urgentes y qué otras pueden esperar.
Delegar: Según las habilidades de cada uno de nuestros compañeros/ subordinados/ colaboradores, encomendar determinadas tareas sin que esto sea una complicación que asfixie la carga de trabajo de cada uno, ni tampoco que esté muy por encima del know how de la persona con el fin de que esta no se sienta frustrada con la labor que tiene que llevar adelante en el período de reemplazo.
Comunicar: desde dejar claro contactos (clientes, proveedores, cobradores, vendedores), pasando por explicar a los demás dónde están los documentos (o recursos necesarios para llevar adelante una tarea) físicamente, hasta anotarles la ruta que deberían usar para llegar a ellos en nuestra computadora.
No olvidar algo fundamental en caso que tengan que acceder a nuestra PC :¡las contraseñas!